Wie digitale Tools die Arbeit in der Gastronomie verbessern
© Alan Frost
Während seiner Zeit im Gastgewerbe hat Alan Frost Ethyl entwickelt, ein webbasiertes Datenbanksystem für Köche und Bartender, das Bars und Küchen einfacher und effizienter machen und die Vorteile der Technologie nutzen soll, um das Personal zu entlasten. In seinem Gastbeitrag hebt er die Vorteile digitaler Tools in Bars hervor.
Bars gehören – aus irgendeinem Grund – zu denjenigen, die sich am langsamsten an den technischen Fortschritt anpassen. Selbst auf der einfachsten Ebene wird immer noch wie in alten Zeiten an Dingen wie Menükarten aus Papier festgehalten, anstatt das Potenzial der modernen Technologie zu nutzen. Mit der offensichtlichen Ausnahme, dass iPads als tragbare Kassen verwendet werden, haben nicht viele Bars in den letzten 8 Jahren ihre Technik verändert. Dabei gibt es so viele Möglichkeiten, die Technologie in Bars zu nutzen, angefangen bei verbesserten Kassen, Zahlungsterminals, Websites, digitalen Speisekarten, Reservierungen, Marketing bis hin zu Beschaffung, Datenanalyse und sogar Berichterstattung.
Die Angst vor dem Neuen
Aus irgendeinem Grund gibt es vor allem in großen Barbetrieben eine Angst vor Veränderungen, davor, etwas Neues auszuprobieren, das vielleicht anders funktioniert als die bestehenden Strukturen. Die Zahl der Bars, die immer noch mit alten Softwareversionen wie Micros arbeiten, anstatt nach Alternativen zu suchen, die vielleicht besser funktionieren, mehr Flexibilität bieten oder das Potenzial neuer Integrationen bieten, sind groß.
Hip to be Square
Ein Beispiel, das seit Jahren bei Little Mercies verwendet wird, ist Square: zunächst als Zahlungsverarbeitungsterminal und dann als vollständiges POS-System. Unsere erste Einschätzung der Zahlungsterminals war, dass die Geschwindigkeit, mit der sie Zahlungen verbinden und verarbeiten, etwa 25 Prozent der vorherigen Version betrug. Allein diese Verbesserung war es schon wert, aber die zusätzlichen Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit, die ein einfaches Kartenlesegerät mit sich brachte, haben uns umgehauen.
Seitdem haben wir Square als vollständiges System übernommen, so dass die Tische mit unseren Zahlungsgeräten synchronisiert werden können. So treten keine Fehler auf und wir können von jedem Gerät aus Bestellungen entgegennehmen und der Tisch wird automatisch geschlossen, sobald eine Zahlung eingegangen ist.
Die Umstellung von unserer alten Kasse auf das neue System hat das Leben erheblich erleichtert, den Service gestrafft und das Personal effektiver gemacht. Das war nicht einmal ein großer Technologiesprung, denn das vorherige System war IntelligentPOS, an sich ein modernes System, das in den letzten 10 Jahren gebaut wurde.
Möglichkeiten der Datenerfassung
Für kleine unabhängige Bars ist einer der offensichtlichsten Vorteile, die sich aus der Einführung neuer Technologien ergeben, die Datenerfassung. Heutzutage gibt es so viele Dienste und Systeme, die es Unternehmen und Barbesitzern ermöglichen, die Vorteile der digitalen Kommunikation zu nutzen. SquareSpace, Wix, MailChimp, CampaignMonitor, WordPress, WooCommerce und Dutzende mehr: sie alle können von Menschen mit sehr wenig Training genutzt werden. Die Nutzung dieser Systeme zur Interaktion mit den Gästen, zum Sammeln von Daten, zur Durchführung grundlegender Marketingmaßnahmen oder auch nur zur Analyse, um Kunden gezielter ansprechen zu können, ist ein so einfacher Schritt, der jedoch von kleinen Unternehmen nur selten unternommen wird.
Technologie macht die Arbeit in Bars einfacher
Die Annahme bestimmter technologischer Veränderungen hat unser Leben zweifellos einfacher gemacht, ein gutes Beispiel dafür ist die Umstellung auf QR- und digitale Barkarten. Als unmittelbare Folge von Covid-19 sind wir auf eine vollständig digitale Speisekarte umgestiegen, denn die Alternative waren Einweg-Speisekarten aus Papier. Aus offensichtlichen Gründen konnten wir es nicht über uns bringen, so viel Müll wegzuwerfen, und so haben wir eine sofort aktualisierbare digitale Barkarte erstellt.
Es gibt verschiedene Apps und Dienste, die bei der Erstellung helfen, aber zum Glück konnten wir es selbst machen, so dass wir es genau auf unsere Bedürfnisse abstimmen konnten. Das wichtigste Element ist die Möglichkeit, zu markieren, wenn uns an einem bestimmten Abend ein Artikel ausgeht. Das bedeutete, dass die Gäste keine Artikel mehr bestellen können, die uns ausgegangen sind, da sie sofort durchgestrichen werden, wenn wir sie als ausgegangen markieren.
Außerdem können wir die Speisekarte nach Belieben ändern und manchmal mitten im Service neue Gerichte oder Cocktails einführen, wenn andere Artikel bereits aufgebraucht sind. Es ist auch eine Möglichkeit, die Daten der Gäste zu erfassen, wenn dies erforderlich ist, z. B. in den Hochzeiten von Covid-19, wo die Regierung die Kontaktdaten von einem Mitglied jeder Partei für den Fall einer Übertragung am Veranstaltungsort benötigte.
Ethyl App hilft bei der Verfolgung von Rezepten und Kosten-berechnung
Ethyl ist ein weiteres perfektes Beispiel für einen äußerst kostengünstigen Gewinn für Barbesitzer und Bartender. Die App wurde von Grund auf so entwickelt, dass sie dem Personal hilft, Rezepte zu verfolgen und Kostenberechnungen einzubeziehen. Wenn ein Barteam die eingekauften Spirituosen und Lagerartikel eingibt, die Größe und die Kosten angibt und weiß, welche Allergene sie enthalten, dann berechnet Ethyl bei jeder Verwendung dieser Artikel in einem Rezept die Gesamtkosten. Darüber hinaus werden die Allergene in einem Gericht oder Getränk hervorgehoben und es wird angegeben, welcher Teil des Gerichts welches Problemallergen enthält.
© Ethyl
Bei den Kosten für Gerichte wird auch der entstandene Müll einkalkuliert, z. B. würde der Preis für einen ganzen Fisch normalerweise nicht den Abfall berücksichtigen, den die Gräten verursachen, aber mit Ethyl kann man einen prozentualen Abfall für ein einzelnes Produkt festlegen, der bei der Kalkulation immer berücksichtigt wird. Wenn man Zutaten in einer Bar herstellt, kann man sich einfach auf die Zutat in jedem Getränk beziehen, indem man danach sucht und die benötigte Menge auswählt.
Der wichtigste Grund für die Investition in ein System wie Ethyl ist die Vereinfachung der Arbeit des Personals und die Reduzierung von Fehlern. Es gibt Bartendern die Möglichkeit, sofort zu dosieren und zu skalieren, ohne dass sie irgendwelche Berechnungen anstellen müssen, wodurch das Fehlerpotenzial beseitigt wird. Funktionen wie „Mark as you Make“ bedeuten, dass man nicht den Überblick über bereits abgefüllte Artikel verliert und man kann einen Auftrag bei Bedarf ohne Komplikationen an einen anderen Mitarbeiter weitergeben.
Bar-Manager müssen offen sein und neue Technologien annehmen
Wahrscheinlich gibt es andere Programme, die ähnliche Aufgaben erfüllen, aber es geht darum, sich mit der Idee von Technologien wie Ethyl anzufreunden und kleine Änderungen vorzunehmen, um die Arbeitsabläufe und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern und das Leben effizienter zu gestalten. Bars müssen aufhören, der Technologie skeptisch gegenüberzustehen, und versuchen, sich das zu eigen zu machen, was die Welt uns zur Verfügung stellt.
Über Alan Frost
Nachdem er seine Karriere im Hawksmoor Knightsbridge begonnen hatte, wechselte Alan Frost schnell zu Peg+Patriot, einer experimentellen Bar in Bethnal Green. Innerhalb weniger Wochen übernahm Alan unter der Mentorschaft von Matt Whiley die Leitung des Labors, die Herstellung von Vorbereitungen für die Bar, Haus-Gins und die Arbeit an verschiedenen hochkarätigen Beratungsprojekten.
In Zusammenarbeit mit Matt und Constanca Cordeiro entwickelte das Trio drei Menüs, die alle die Grenzen des Möglichen ausloteten. Das letzte Menü, an dem Alan bei Peg+Patriot arbeitete, gewann die Timeout's Most Creative Drinks List 2017.
In enger Zusammenarbeit mit Matt arbeiteten die beiden an den Details, einschließlich des Bar-Designs und der Getränkekonzepte, für das spätere Scout. Alan übernahm die Position des Eröffnungs-Barmanagers und das Scout gewann zahlreiche Auszeichnungen und Nominierungen und schaffte es auf Platz 28 der Worlds 50 Best Bar Liste.
Nachdem Alan das Scout verlassen hatte, arbeitete er mit Max und Noel Venning im Three Sheets, der von der Kritik gefeierten Bar in Dalston. Hier begann die Reise zur Eröffnung des Little Mercies, als die Brüder anboten, ihr Fachwissen und ihren Rat zur Verfügung zu stellen. Doch bevor es so weit war, sollte die Bar Three auf dem Spitalfields-Markt eröffnet werden. Alan übernahm wieder die Leitung und innerhalb von 2 Monaten wurde sie von Timeout als drittbeste Bar in London gelistet.
Im Oktober 2018 öffneten sich die Türen des Little Mercies, das auf Platz 12 der besten Cocktailbars in London gelistet wurde und bei Tales of the Cocktail für die regionalen Top 10 der besten neuen Bars nominiert war. Das Team belegte außerdem den 11. Platz in Großbritannien und gewann sowohl 2022 als auch 2023 den Preis für die nachhaltigste Bar in Großbritannien.
Im August 2022 eröffnete Alan die Stacks Wine Bar, ebenfalls in Crouch End, die sich auf eine Mischung aus klassischen und natürlichen Weinen spezialisiert hat. Außerdem ist er der Entwickler von Ethyl, einem webbasierten Datenbanksystem für Köche und Bartender.
